Actualmente la contabilidad se encuentra pasando por profundas transformaciones y adentrándose de lleno a la era digital, donde la información contable puede ser generada y procesada en cuestión de segundos.
Estamos llegando al final de la información en papel en función de registros electrónicos. En definitiva, la evolución tecnológica viene generando un fuerte impacto también en el sistema contable.
Con el avance de los sistemas de procesamiento de datos la contabilidad electrónica llegó para quedarse.
Es curiosa la manera en que nos hemos conducido de manera tan escandalosa de formatos en papel para casi todos los trámites, a conceptos que ahora deben ser cotidianos para todos los contribuyentes.
Hablamos de la Firma Electrónica (FIEL), los recibos electrónicos de nómina, el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), catálogos de cuentas y subcuentas, recibos electrónicos de retenciones, DIM, CFDI emitidos por terceros, DEM, Buzones Tributarios, Contabilidad electrónica y Auditorías y Revisiones Electrónicas.
Todo ello, en solo unos pocos años haciendo casi un misterio el hecho de que se pudiera operar sin todas estas herramientas. Es casi ya una necesidad insustituible.
Pero comencemos analizando cada punto referente a la contabilidad electrónica.
¿Qué es la contabilidad electrónica?
Hemos de recordar que la contabilidad es el área que atiende las necesidades de control y registro de movimientos financieros, pago de impuestos, elaboración de hojas de trabajo, cálculos, pólizas, provisiones de gastos y estudios de inversiones de una empresa o negocio.
La función de la contabilidad es ayudar a las empresas en el control, la gestión y la toma de decisiones de mercado en relación al negocio.
En éste sentido, las necesidades de los empresarios han tenido cambios significativos en los últimos años.
Como mencionamos anteriormente, la evolución de la tecnología y la agilidad en el procesamiento de información se ha vuelto cada vez más urgente y apremiante. Se necesita fluidez y practicidad en el envío de información y acceso a documentos contables.
En ese contexto surgió la contabilidad electrónica para dar una solución práctica, inmediata y eficaz de todos los asuntos contables vinculados al negocio.
Con la contabilidad electrónica es posible entrar a todas las cuentas y a toda la información de la contabilidad y las cuentas de la empresa desde un ordenador o un smartphone conectado a Internet.
Hablar de contabilidad electrónica es hablar de envío de archivos en formato XML de todas aquellas transacciones registradas en medios electrónicos, realizados por personas morales o físicas, directamente al Buzón Tributario del SAT.
Esta facilidad de manejo de información, permite a las personas morales y físicas llevar metódicamente su contabilidad de manera sencilla, aprovechando así las nuevas tecnologías.
Para un mayor control y derivado también de las carencias de recursos humanos, el SAT decidió solicitar a los contribuyentes la información en formato electrónico (xml), además de cuentas, subcuentas, balanzas, etc.
¿En qué consiste la contabilidad electrónica?
Hablar de contabilidad electrónica es enfocarse en la preparación del catálogo de cuentas, en la entrega mensual de la balanza de comprobación de manera electrónica y en caso de requerirse, la entrega de toda la información de pólizas y auxiliares al Servicio de Administración Tributaria además de tener un control empresarial más efectivo en materia contable.
Además, con el auge de la contabilidad electrónica surgieron nuevas obligaciones.
Obligaciones de la Contabilidad Electrónica
Con la Reforma Fiscal 2014, todas las empresas en México están obligadas a llevar sus cuentas y registros de contabilidad en medios electrónicos; de hecho, en el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) se establecen diversos relacionados a éste tema.
La contabilidad electrónica se integra por:
- Los libros
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios
- Método de valuación
- Estados de cuenta
- Sistemas y registros contables
- Papeles de trabajo
- Cuentas especiales
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos
- Libros y registros sociales
- Control de inventarios y método de valuación
Por esa razón, ha existido mucha divulgación de las disposiciones fiscales relacionadas a reciente metodología, dónde se especifican las nuevas reglas y requisitos que deberán de cumplirse. Por su parte, la Procuraduría de la Defensa del Contribuyente siempre está en completa disposición y en la pronunciación de la defensa de los derechos de los contribuyentes respecto de cada una de las reglas destinadas al envío de la contabilidad en línea.
Objetivo de la Contabilidad Electronica
Las autoridades fiscales están en total derecho de solicitar que se realice y entregue toda la contabilidad en línea, de esa manera logran hacer los procesos más fáciles y rápidos.
Como mencionamos anteriormente, ésta disposición se encuentra contenido en el artículo 28, fracción IV del CFF.
Éste menciona que es obligación del contribuyente el poder integrar mensualmente toda la información contable haciendo uso también de la página del SAT, en conformidad con las reglas que se emitan para tal efecto.
¿Cómo se realiza el cambio a contabilidad electrónica?
La migración a la Contabilidad Electrónica deberá prever la entrada en vigor escalonada, debiendo diferenciar entre las distintas clases de contribuyentes y considerar la cobertura tecnológica según las regiones del país.
¿Quiénes están obligados a llevar la Contabilidad electronica?
En México, las personas morales están obligadas a llevar sus registros contables de manera electrónica desde julio del 2014, de acuerdo con el artículo 2 transitorio del CFF.
Sabemos que todos los cambios son para mejorar y en éste caso para llevar una contabilidad mucho más eficiente. La contabilidad electronica fue pensada para eso, para lograr un mejor control de las operaciones, catálogos de cuentas y comprobantes fiscales y de esa manera evitar la evasión y los recargos morosos (ocasionados por olvidos burocráticos)
¿Quiénes puedes prescindir de la contabilidad electrónica?
La liberación de dicha obligación se extiende a varios casos:
- Entidades y organizaciones que pueden ejercer la opción de no llevar contabilidad
- Las entidades de la Administración Pública paraestatal: federales, estatales o municipales.
- Los órganos autónomos federales y estatales
- La Federación.
- Las entidades federativas.
- Los municipios.
- Los sindicatos obreros y los organismos que los agrupen.
- Las asociaciones Religiosas.
- Instituciones que por ley estén obligadas a entregar al Gobierno Federal el importe íntegro de su remanente.
¿Cómo funciona la contabilidad electrónica?
La contabilidad electrónica se realiza por medio de un software contable especializado, generalmente con la información alojada en la nube. Las empresas desarrolladoras de dichos softwares cuentan con plataformas completas que facilitan el intercambio de información, envío de documentos y creación y emisión de facturas y pólizas, por ejemplo.
El cliente accede a la plataforma (que funciona a manera de oficina virtual) contable y a través de sus llaves electrónicas puede enviar documentos y recibir información instantáneamente.
Ventajas de la contabilidad electronica
Algunos puristas de la contabilidad clásica, tenían sus dudas respecto a las ventajas de realizar una migración de la información en papel y poder digitalizar todos los datos contables.
El mayor de los temores siempre fue la seguridad de la información; sin embargo, en la actualidad esto no resulta un problema. La encriptación de la información y las medidas de seguridad que adoptan todos los elementos involucrados en la contabilidad mejoran día a día.
A continuación, vamos a resaltar algunas de las ventajas más evidentes de la contabilidad electrónica.
Ahorro de Espacio
Con la contabilidad electrónica dirás adiós a todos los libros contables que, en su momento, físicamente representaban un problema de consulta rápida.
Éstos libros están presentes de manera electrónica, por lo que el ahorro es notable una vez que se descarta por completo su impresión y elaboración.
Ni qué decir del ahorro de espacio y almacenamiento físico en dónde el papel será cosa del pasado, lo cual la vuelve una opción notable y amigable para el medio ambiente.
Ahorro de tiempo
El manejo de los archivos será mucho más fácil y rápido, esto reduce el tiempo de consulta prácticamente a un 90% disponiendo de toda la información requerida de manera expedita.
El hecho de que tengamos de manera digital la información permite una mejor administración de archivos, documentos y la asignación de visibilidad y control a terceras personas interesadas en ese contenido.
Resguardo de la información contable
El resguardo de los datos es muy importante para quienes están interesados en migrar a la contabilidad electrónica, estos pueden alojarse en algún dispositivo de almacenamiento o bien en archivos en la nube digital.
Es de vital importancia que antes de adentrarte en la contabilidad electrónica investigues acerca de un sistema en específico, debes analizar las ventajas y desventajas que brinda cada sistema.
De esa manera vas a saber con precisión que herramienta será la más ideal para satisfacer tus necesidades y exigencias.
Hay varias opciones de softwares contables, que te pueden ayudar en ésta labor por lo que recomendamos que revises a fondo lo que ofrece el mercado.
Rápido retorno de la inversión
Al inicio de la migración hacia la contabilidad electrónica, es necesario que se realicen inversiones, algunas de ellas fuertes (sobre todo si contratas alguno de los sistemas contables más populares, donde todo te cobran, hasta las capacitaciones).
Sin embargo, retorno de inversión es completamente recuperable y lo mejor es que es permanente. Los gastos de una contabilidad tradicional suelen ser a largo plazo más elevados gracias al factor humano. En definitiva, siempre será una mejor idea implementar algún software de contabilidad.
Información contable segura y confiable
La contabilidad electrónica ofrece como ventaja adicional tener sistemas de seguridad elevados, que garantizan una total confianza en la protección de datos fiscales de los usuarios que hagan uso de éste servicio.
¿Por qué se tiene certeza de la seguridad y la confiabilidad de la información contable?
Porque la información viaja con los datos encriptados, de ésta manera son recibidos y enviado al Servicio de Administración Tributaria.
Esto garantiza la tranquilidad de los usuarios, puesto que los libros y reportes estarán lejos del alcance de personas ajenas a ellos.
Procedimientos fiscales de fácil realización
La contabilidad realizada de manera tradicional exige a las personas a formalizar trámites personalmente, situación que implica realizar largas filas o llevar documentos a un buen número de sitios.
Olvídate de ello con la contabilidad electrónica ya que, gracias a su eficacia, permite la realización de todos esos procedimientos desde la oficina o el hogar.
¿Cómo saber si mi empresa necesita este tipo de servicio?
La gran duda de los empresarios radica en identificar de manera efectiva las necesidades de su negocio y en éste sentido seguramente la pregunta llegará en algún momento: ¿cómo saber que la contabilidad en línea es la mejor opción para tu empresa?
Este tipo de servicio funciona muy bien con empresas pequeñas, microempresas, freelancers y existe ya software especializado para grandes y medianas empresas.
Es decir, es apta para absolutamente todos.
La contabilidad electronica está destinada a todo negocio que requiere un apoyo estratégico para sus contadores.
Si te han surgido dudas en cuanto a la posibilidad de contratar o no una contabilidad en línea, vale la pena hablar asesorarse con profesionales del área y buscar una orientación más cercana sobre la base de un análisis completo de las necesidades de tu negocio.
¿Cuáles son las ventajas de contratar un software de contabilidad electrónica?
En los negocios de gran complejidad, los resultados obtenidos con la contabilidad en línea son los mismos que tiene consigo la contabilidad tradicional, con el diferencial del bajo costo y de la agilidad de ese tipo de servicio.
El servicio prestado por ambas es el mismo, sin embargo, la contabilidad electrónica es mucho más ágil y práctica, facilitando la vida de cualquier empresario que normalmente no tiene mucho tiempo para ir a una oficina a entregar documentos o realizar otras actividades vinculadas a la organización burocrática que exige la práctica contable tradicional.
Herramienta Mi Contabilidad del SAT para la contabilidad electrónica
El Servicio de Administración Tributaria, ha puesto a disposición de los contribuyentes a través de su portal una herramienta que viene bien para agilizar procesos contables: Mi Contabilidad, cuyo enfocada a personas físicas que tienen ingresos por actividad empresarial o bien de servicios profesionales y arrendamiento.
Podemos recomendar ésta herramienta porque entre sus beneficios tenemos que quienes la utilicen podrán ser eximidos de enviar mensualmente la contabilidad electrónica, así como de mostrar en su momento la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT).
En definitiva, es una medida fascinante para el contribuyente, pero es importante mencionar que también hay que tener cuidado, la disminución de obligaciones podrá ponerte en la mira al registrar algún ingreso o gasto financiero por pequeño que sea, sea deducible o no.
Como lo indica el Artículo 42 del CFF, existe una autoridad fiscal que tiene facultades sobre los contribuyentes considerados en las disposiciones fiscales y que puede determinar las contribuciones omitidas o las multas, al realizar una revisión electrónica a través de la plataforma.
La multa por no tener la contabilidad electrónica no es tan pavorosa: puede ir de 5 a 15 mil pesos, pero irá acompañada de una revisión minuciosa para poder detectar operaciones simuladas o alguna otra irregularidad en el procedimiento.
El cumplimiento de las obligaciones mensuales en las personas físicas se hace más sencillo al contar con la herramienta Mi Contabilidad para todo, con la que pueden revisar facturas recibidas y emitidas, clasificarlas y además enviar la información.
Si eres una persona que tiene éstas características y sabes que puedes hacer un buen uso de la herramienta sin caer en incumplimientos, puedes tener acceso directo a la herramienta del SAT únicamente entrando directamente aquí.
Ésta tecnología puede ser de gran ayuda para los contribuyentes que no tienen problema con las fechas de entrega, con recordar sus obligaciones fiscales y que son responsables de toda su contabilidad por cuenta propia. Para todos los demás, siempre puedes optar por algún software que automatice gran parte de las tareas contables a realizar.
Es importante empezar a cumplir con ésta obligación como lo detallaremos más adelante, desde las pólizas contables, ya que éstas serán clave para evitar cualquier peligro por parte de la autoridad fiscal y tener perfectas finanzas en el negocio.
¿Qué ocurre si una empresa no lleva su contabilidad de forma electrónica?
Hace más de cuatro años desde que entró en vigor la reforma fiscal que convirtió en obligatoria la contabilidad electrónica en México. Desde esa fecha han existido varios casos de incumplimiento y eso se traduce a penalidades.
Las empresas que no llevan su contabilidad de forma electrónica, enfrentan sanciones establecidas en el Código Fiscal de la Federación.
Las sanciones que puede tener una empresa van de tres meses a tres años de prisión por no llevar la contabilidad.
Es un tema de responsabilidad el tener los registros y cuentas contables con una completa actualización y de esa manera cumplir con la reforma establecida en el Código y con su resolución.
La contabilidad electrónica se realiza enviando todos los documentos haciendo uso del buzón tributario y se necesita que los contribuyentes añadan la información del medio de pago ya sea en cheques, transferencia o cualquier otro método de pago.
Como empresa o contribuyente es importante hablar de la importancia del cumplimiento de la contabilidad electronica para no enfrentar una responsabilidad penal. Es importante destacar que por no enviar la contabilidad en un formato electrónico como, por ejemplo, la balanza de comprobación, deberán pagarse multas que van de 5 mil a 16 mil pesos.
Ahora, la contabilidad no es sólo cargar con los papeles de facturas de ingresos y egresos, va mucho más allá de eso, y justo con ésta sistematización es posible evitar omisiones o malos registros que pudieran derivar en casos penales.
Llevar una contabilidad bajo el sistema electrónico que el SAT exige en definitiva transparenta todas las operaciones empresariales y facilita la tarea de las autoridades fiscales para poder revisar y verificar el cumplimiento de todos.
¿Qué cuidados son necesarios para contratar un servicio de contabilidad electrónica?
Este es uno de los aspectos más importantes cuando se trata de adquirir un software de contabilidad electrónica y de la utilización del mismo.
Debes hacer una buena investigación sobre los prestadores que ofrecen este tipo de servicio y su posicionamiento en el mercado.
Algunos consejos que pueden ayudarte a la hora de elegir una buena opción de contabilidad electrónica son los siguientes:
- Debe contar con almacenamiento y respaldos en la nube.
- Investiga los precios y los paquetes que ofrece.
- La complejidad de uso. Si necesitas pasar horas aprendiendo a configurarlo y usarlo, no vale la pena.
- Automatización. ESTO es la clave. Mientras más automatice, mejor: tendrás menos trabajo que realizar, podrás atender a más clientes (si eres contador o un despacho) y tendrás menos errores.
- Sincronización de información. Debes poder consultar la información que necesites desde cualquier dispositivo con Internet.
Es muy importante que estés seguro en la contratación y que siempre estés atento a la forma en que se presta el servicio.
La contabilidad electrónica está ganando cada vez más espacio en el mercado y está conquistando a muchos clientes, principalmente en tiempos en que muchos freelancers y micro empresarios que están entrando en el mercado.
Esta modalidad de contabilidad alcanza principalmente al público que está atento a los rápidos cambios generados por la tecnología y por el acceso facilitado a la información.
Ahora que ya sabes cómo funciona la contabilidad electrónica y descubriste sobre su importancia en la agilidad de la ejecución de las tareas contables de tu empresa o negocio, es hora de buscar más información e incluir esta nueva herramienta en tu negocio.
Contabilidad electrónica de primer mundo
En un país en vías de desarrollo como lo es México, se han invertido recursos suficientes para implementar de manera efectiva sistemas y herramientas tecnológicas de primer mundo, con la finalidad de regular y revisar el eficaz cumplimiento de las obligaciones fiscales de quienes en el país obtienen ingresos.
La implementación nacional de la contabilidad electrónica es una iniciativa vanguardista a nivel mundial que coloca a México en un nivel tecnológico superior a la mayoría de los países pertenecientes a la OCDE.
No olvidemos que todas las auditorías se realizan de forma electrónica vía el buzón hacendario electrónico y, como menciona el SAT, las auditorías son selectivas y creadas en función de criterios definidos como fechas, clientes, proveedores o una cuenta contable en específico.
Estas medidas se reciben en el Instituto Mexicano de Ejecutivos de Finanzas dando sentido de la legalidad, Estado de Derecho y transparencia. Por lo que los contribuyentes debemos:
- Analizar los catálogos contables y realizarlos específicamente con la estructura que pide el SAT para impedir que haya malas interpretaciones de la información contable que poseemos.
- Refinar los saldos de cuentas en base a lo que estable el Código Fiscal
- Los contadores deberán cambiar su forma de contabilizar y de manejar la información contable y fiscal empresarial.
Los profesionistas que realizan transacciones de ingresos y gastos con cierto límite deberán revisar minuciosamente que el contador que ellos elijan lleve un perfecto registro de su contabilidad y que ésta sea ordenada, que tenga información precisa y suficiente para que no tengas requerimientos sobrados.
A las Pequeñas y Medianas Empresas se les recomienda que obtengan los sistemas más avanzados de contabilidad disponibles, donde sus operaciones de cada área se enlacen a las contables de forma correcta, de esa manera se asegura la claridad de la información.
A las Grandes Empresas se les alienta a que tengan una revisión de las prácticas de costos de sus transferencia y precios, de esa forma deben comparar todas las utilidades que tienen con los promedios existentes a nivel nacional y mundial de sus giros; así podrán asegurarán menos interrupciones del SAT ya que habrá más datos directos de cada uno de los contribuyentes.
¿Qué depara el futuro de la contabilidad electrónica?
El Fisco cerró el año 2018 con una buena cantidad de modificaciones fiscales, encaminadas a las disposiciones del nuevo gobierno.
En éste sentido, se promete una disminución de las tasas, la fiscalización será mucho más fuerte que en periodos gubernamentales anteriores, y los auditores del Servicio de Administración Tributaria tendrán otros poderes que no solían tener, por esa razón sugerimos que aunque en algunos puntos el SAT te motive a no recurrir precisamente a un contador de confianza o a una empresa que ofrezca un software de contabilidad, se puede decir que hoy más que nunca es necesario éste tipo de servicios para cumplir cabalmente con todas las obligaciones que se exigen día a día.
Lo último que quieres es caer en multas o recargos por no haber entregado tus últimas declaraciones contemplando las más recientes modificaciones a la contabilidad electrónica.
Y si el contador que contratas, aún realiza toda tu contabilidad a mano o en Excel… trata de buscar otro que esté más familiarizado con tecnologías que puedan no solo facilitar el trabajo, sino también reducir la incidencia de posibles errores en tu contabilidad al mínimo.
Fuente: MisKuentas
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